近年、SNSの発展とともに、休み時間だけでなく就業時間中にSNSを使う人が増えてきたことが問題になっています。TwitterやFacebookなどが普及し、モバイル・PC両方からのアクセスが可能なため、手軽に使用してしまう人が多いのでしょうか。 それだけならまだしも、会社の機密情報や社内で起こった出来事を書き込んでしまう……なんてこともあるよう。本記事では、そんな企業とSNSが上手に付き合っていくにはどうすれば良いのか、考えていきましょう。

勤務中のSNSは使用禁止にできるのか？

仕事をしているふりをして、勤務中にSNSを使用されては困りますよね。では、勤務中にSNSの利用を禁止することができるのでしょうか？ 勤務中のSNS使用に関しては、「勤務中のSNS使用は禁止する」というルール決めを、就業規則などでしっかりと定めれば禁止することができます。また、このルールを従業員に周知させることで、ある程度の抑制に繋がるのではないでしょうか。 逆に難しい点としては、会社の機密情報や社内についての、勤務時間外での書き込みについてです。SNSはプライベートのアカウントのため、完全に使用を禁止することは難しいと考えられます。ここに関してもある程度の社内ルールを決めておくことが必要になるでしょう。

SNSのルール決めが大切

社内的なSNSのルールを決める際に考えておくべきことは、   ●プロフィール欄に会社情報を開示して良いのか ●社内の情報をどこまで投稿に含めて良いのか   などが考えられます。会社名を開示するのを自由にしている企業や、申請が必要な企業など、企業によってルール決めは様々です。ただ、「SNSの運用のルールを決めておく」という行為自体が、事故やトラブルを未然に防ぐ効果的な施策なのではないでしょうか。就業規則にSNS運用における規則を追記することも有効的です。ただ、SNSの進化は目まぐるしいため、細かい内容を記載するのではなく、会社に不利益になることを抑制するような文言を記載しておくと良いかもしれません。

問題が起こった時の対処法

SNSのルールに反して問題を起こした従業員には、就業規則に乗っ取って懲戒処分が行なわれます。問題が発覚した際には、SNSでの問題の投稿内容を画像として保存し、削除前・修正前の状態を保持できる体制を取っておくことが大切です。その証拠をもとに、本人に削除依頼・修正依頼を投げかけるようにしましょう。 また、企業として多くの人に迷惑をかけてしまう恐れがある場合は、事実を隠すのではなく謝罪文などが必要です。SNSは拡散が非常に早いため、企業としてできるだけ早く対応することが社会的信頼の保守・回復に繋がるでしょう。